Hospedar um fundraiser é uma ótima maneira de se envolver com uma causa que é importante para você e construir relacionamentos dentro de sua comunidade ou organização. No entanto, planejar e executar um evento lucrativo leva muito mais que boas intenções. Se você deseja montar um levantamento de fundos da Caixa de Dinheiro, primeiro deve certificar-se de que possui os recursos, pessoal e tempo necessários para tornar seu caso um sucesso.
Planejamento
Primeiro, olhe para sua organização ou grupo e verifique se você tem recursos suficientes para administrar um levantamento de fundos. Você precisa de pessoas que tenham interesse, tempo, talento e conexões necessárias para o trabalho, e você também precisa de capital inicial suficiente para juntar tudo.
Em seguida, você precisa considerar que tipo de evento você vai realizar e onde. Uma arrecadação de dinheiro em barra pode ser qualquer coisa, desde uma reunião informal na casa de um membro, onde uma apresentação é dada e os participantes são solicitados a pagar por suas bebidas como uma doação para a causa; para um caso formal realizado em um clube de campo ou salão de banquetes.
Pense no público que você quer alcançar: pessoas que estariam interessadas em angariar fundos para um abrigo de animais local podem ser muito diferentes daquelas que gostariam de apoiar o teatro de ópera. Estabeleça o tipo e o custo do seu evento com base na demografia do seu mercado-alvo: eles são geralmente jovens ou velhos? Estariam prontamente disponíveis? Quanto rendimento disponível eles têm? Eles têm laços fortes com a causa? Existe algum tipo específico de evento que esse público frequenta regularmente? Conhecer as respostas a essas perguntas e desenvolver sua função em torno delas aumentará suas chances de conseguir uma arrecadação de fundos lucrativa.
Depois de determinar o tipo de caso que você vai ter, a próxima grande questão é: quando? Você precisará dar tempo suficiente para se preparar e também terá que considerar possíveis eventos concorrentes. Além disso, você precisa garantir que sua arrecadação de fundos seja sazonalmente adequada. Por exemplo, realizar uma arrecadação de fundos em seu carrinho de golfe local, por exemplo, provavelmente não é uma boa ideia, a menos que você viva em um clima que permita golfe o ano todo.
Preparação
Depois de ter seu plano inicial juntos, sua próxima grande questão será onde você vai realizar seu fundraiser. A melhor opção seria um local que alguém estivesse disposto a doar para a sua causa, mas, se você não conseguir encontrar um lugar como esse, escolha um site que ofereça mais recursos para seu orçamento. Não tenha medo de fazer compras e sempre pergunte se os donos ou gerentes estariam dispostos a colocar “extras” - como uma checagem de casaco, serviço de manobrista ou entradas quentes - como uma doação. Lembre-se de que, se você optar por realizar seu evento em um local que ainda não tenha uma licença para vender álcool, provavelmente precisará de uma licença especial do município onde o evento será realizado.
Assim que a sua localização estiver definida, pode começar a anunciar e divulgar o seu evento. Aproveite sempre as formas gratuitas e de baixo custo para divulgar seu evento: comunicados à imprensa, avisos nos boletins da Igreja e quadros de mensagens da comunidade, além de panfletos distribuídos por voluntários, são formas de anunciar que não sobrecarregarão seu orçamento.
Em seguida, você precisa obter o seu fornecimento de bebida juntos. O tipo de evento que você está realizando determinará o tipo de bebida que você precisa e com quem você deve entrar em contato. Se, por exemplo, você estiver realizando um evento de “Great Beers of the Northeast”, você deverá entrar em contato não apenas com todos os principais distribuidores de cerveja da sua região para solicitar doações, mas também todas as microcervejarias que você encontrar. Se, por outro lado, você estiver tendo uma noite “Black Tie and Martinis”, precisará entrar em contato com os fabricantes dos vários álcoois “de primeira linha” e todas as suas lojas de bebidas locais. Não se esqueça de também entrar em contato com lojas e distribuidores de bebidas não alcoólicas para aqueles que comparecerem, mas que optem por não beber.
Além do que você servirá, você precisará de alguém para servi-lo. Isso pode ser tão grande quanto as bebidas em si, se você fizer um esforço para encontrar garçons que sejam divertidos, famosos ou conhecidos em sua comunidade. As pessoas geralmente pagam mais para serem atendidas pelo Prefeito, uma estrela esportiva da área, ou alguém que manipula garrafas de bebidas alcoólicas à medida que elas são servidas. Não negligencie seus donos de bar / bar locais que podem ter contatos que podem ajudá-lo a estocar sua barra de dinheiro ou conhecer pessoas que fariam grandes bartenders de “celebridades”.
Segurança
Um dos aspectos mais importantes de um fundraiser gratificante bar em dinheiro é de sua responsabilidade para com seus convidados. Você não pode presumir que seus participantes conhecem seus limites e não beberão demais. Ter designado condutores ou providenciar transporte após o evento evitará problemas e poderá até evitar uma tragédia. Como um bônus adicional, não ter que se preocupar sobre como eles chegarão em casa pode atrair as pessoas a participar e ajudá-las a relaxar e se divertir quando estiverem lá.
